Na segunda-feira, os advogados da Carolina do Norte obtiveram acesso online seguro aos ficheiros de casos de indemnização laboral através de um novo portal estadual. Esta alteração visa reduzir os pedidos de cópias individuais e dar aos escritórios de advogados acesso direto às informações e documentos dos casos.
A Comissão Industrial da Carolina do Norte informou que o seu novo serviço, denominado Serviço de Acesso a Arquivos de Advogados, foi lançado a 21 de setembro. O sistema permite que cada escritório de advogados designe um ou mais gestores de acesso que controlam quais os colaboradores que podem visualizar os ficheiros associados aos advogados do escritório.
A implementação consiste numa modernização processual, e não numa alteração dos benefícios de indemnização laboral ou dos prazos de apresentação de documentos. A comissão gere os pedidos de indemnização de acordo com a lei estadual de indemnização, que abrange a maioria dos empregos públicos e locais de trabalho privados com pelo menos três funcionários, sujeitos a exceções legais. Os seus ficheiros podem incluir formulários, ordens judiciais, requerimentos médicos e outros registos gerados à medida que os pedidos tramitam no sistema.
O acesso não é automático para todos os colaboradores de uma empresa aderente. A comissão afirmou que o advogado deve criar e manter uma conta através do Centro de Serviços Online antes que o gestor de acesso da empresa possa conceder permissão aos funcionários para aceder aos ficheiros desse advogado. As empresas que ainda não tinham nomeado um gestor de acesso foram instruídas para enviar as informações de contacto do gestor à comissão.
A comissão começou a preparar as empresas para a mudança antes do lançamento. Num aviso de implementação, orientou as empresas para selecionarem gestores de acesso, confirmarem se esses gestores tinham contas ativas no portal e preencherem um formulário de identificação eletrónica. O Gabinete do Secretário deveria então trabalhar com cada gestor e fornecer materiais de formação.
Para os advogados, o benefício imediato é o acesso centralizado a documentos que, de outra forma, exigiriam um pedido de cópia do processo da comissão. A estrutura de permissões também responsabiliza os escritórios de advogados por manterem o acesso da equipa alinhado com quem está autorizado a trabalhar nos casos de cada advogado. A comissão não descreveu o portal como de acesso público; o seu anúncio limita especificamente o serviço a advogados e funcionários designados.
O sistema entra em funcionamento numa área de grande volume de processos na legislação estadual, com requisitos processuais rigorosos. As orientações da comissão para o preenchimento do formulário indicam que, geralmente, um trabalhador sinistrado inicia o processo utilizando o Formulário 18 e, normalmente, está sujeito a um prazo de dois anos para a apresentação da queixa. Os trabalhadores devem também, em geral, notificar o empregador por escrito sobre um acidente de trabalho no prazo de 30 dias. Estes requisitos mantêm-se inalterados com o lançamento do portal.
A distinção é importante para os trabalhadores lesados: o Formulário 19 do empregador, por si só, não cria a queixa do trabalhador, de acordo com as mesmas orientações. Os requerentes continuam a ser responsáveis pelo preenchimento do formulário adequado dentro do prazo, enquanto o novo serviço se destina a representantes legais que lidam com questões já existentes relacionadas com a comissão.
Os escritórios de advogados que ainda não fazem parte do sistema podem criar contas e identificar os responsáveis pelo acesso através dos serviços online da comissão. O comunicado de lançamento da agência indica que o acesso contínuo depende tanto da designação do responsável pelo escritório como da conta individual do advogado no portal.
